交接社群專頁而不把它弄丟

簡短回答。 在現任團隊離開之前至少一整個學期就開始。先加入兩位擁有完整控制權的新人，確認他們打得開權限畫面，才移除任何人；接著轉移 Instagram 和每一項第三方工具的連結，並把舊團隊知道的事寫下來——包括專頁的歷史和曾經許下的承諾。如果沒有合適的人願意接手，就關閉表單，好好地把它結束。

學生經營的專頁有一個內建的到期日：經營它的人會離開。這並不是失敗，一個專頁可以比好幾屆管理員都長壽——但前提是把交接當作一項有步驟的工作，而不是最後一個學期最後一個星期才安排的人情。

交接出問題，不外乎三種情況。專頁成了孤兒，再也沒有人登得進去。接手的人從沒被告知規則，專頁悄悄變成另一個更糟的專頁。或者它繼續運作，投稿表單開著，卻沒有人讀投稿。本文談的是怎樣避開這三種結局。

提早一個學期開始

即將離開的團隊，應該在離開前至少一整個學期就開始交接。這樣新管理員就有一段和舊管理員並肩工作的時間，而這是傳承判斷力唯一可靠的方法。書面規則可以寫「不得出現可識別的人」；但要看過幾個星期的真實投稿，才學得會「可識別」在實際上是什麼樣子。

一個可行的時間表：

挑選接手的人

讓一個人成為好管理員的特質，並不是讓他第一個舉手的特質。你要找的人：

• 口風緊——不會把在待審投稿裡讀到的東西說出去；
• 說得出「不」，包括對朋友；
• 至少還會待上一年；
• 在專頁容易捲入的校園糾紛裡，沒有個人利害關係。

要選不止一個人，而且儘量選不同年級的。如果新管理員都是同一屆，十二個月後你又得重來一遍，而且身邊沒有任何有經驗的人。

值得請人選試著審核一批過去的投稿——裡面要有明顯沒問題的、明顯不能接受的，以及真正難以判斷的。他們怎樣推敲那些難以判斷的投稿，比任何談話都更能說明問題。

按正確的順序移交權限

先後次序很重要。新人還沒確認就先移除舊人，專頁就是這樣變成孤兒的。

1. 加入新的負責人，並給予 Facebook 專頁的完整控制權。 請他確認自己打得開「專頁權限」畫面。
2. 再加入第二位擁有完整控制權的新人，讓新團隊有自己的後備。
3. 加入其餘的新管理員，按各自的工作給予相應的工作權限。見《Facebook 專頁權限詳解》。
4. 轉移 Instagram 帳號。 把它的電子郵件地址改成新團隊掌管的地址，更改密碼，在新成員的驗證器應用程式上重新設定雙重驗證，併產生新的備用碼。
5. 重新連結第三方工具。 投稿平臺和排程工具通常是透過某一個人的 Facebook 登入來連結的。如果那個人的權限被移除，連結可能就失效了。先讓一位擁有完整控制權的新管理員重新建立連結，再移除舊的那一位，並確認測試文發得出去。
6. 轉移其他所有需要登入的東西——共用的電子郵件收件箱、表單工具、「簡介連結」服務、設計工具帳號、任何域名。
7. 到這時才移除離任的管理員，一次移除一位，每次之後都檢查有沒有東西出問題。

如果團隊不放心，可以讓一位離任管理員保留部分控制權一個月作為保險，並定下移除的日期。

寫一份交接文件

舊團隊知道卻從沒寫下來的一切，都會跟著他們一起離開。交接文件就是用來裝這些東西的。它不必很長，但應該回答那些新管理員否則得自己重新摸索的問題。

專頁

• 用一句話說明它是做什麼的，以及不是做什麼的。
• 公開的規則，以及管理員的內部規則。
• 編號方式，以及下一個編號。

帳號

• 專頁使用的每一個帳號、各自的用途，以及現在由誰掌管。文件裡不要寫密碼——密碼放進密碼管理器，或直接當面移交。
• 每一項第三方工具是由哪個 Facebook 帳號連結的。

工作怎樣進行

• 投稿怎樣在管理員之間分配，灰色個案怎樣決定。
• 發文的節奏及其原因。
• 移除要求從哪裡來、多快處理。

新團隊需要知道的歷史

• 一再出現的問題：每逢考試季就爆發的糾紛、反覆投稿談同一位講師的人、留言區裡總會鬧得難看的話題。
• 校方、律師或警方曾經提出的任何投訴或正式接觸，以及當時怎樣解決。
• 曾經許下的任何承諾——對學生事務處、對贊助商、對某個要求以後別再提起他的人。

聯絡人

• 校方那邊該找誰。
• 一位同意在一段時間內解答問題的離任管理員。

關於歷史的那一部分最常被略過，卻也是新團隊最感激的一部分。舊團隊對某人許下的承諾，在他們離開之後仍然是承諾。

傳承的是判斷力，不只是登入資料

在新舊重疊的期間，一起把真實的決定走一遍。拿出上個月被拒絕的投稿，逐一說明為什麼拒絕。拿出三宗移除要求，說明各自是怎樣處理的。再拿出一件舊團隊做錯的事，坦白說出來。比起整本規則手冊，新管理員從一次對錯誤的坦誠交代裡學到的更多。

確保每一位新管理員都親自讀過法律基本常識。發布內容的責任，跟著發布的人走；「以前的管理員一向都准許」不是抗辯理由。可以從《給專頁管理員的馬來西亞法律概覽》開始。

告訴讀者

把這項改變公佈出來。不需要寫名字——許多團隊寧願保持匿名——但一篇簡短的貼文，說明新團隊已經接手、規則不變，以及怎樣聯絡管理員，有兩個好處。如果舊團隊後來變得拖拉，它可以重新設定大家的期待；它也讓手上有未解決的移除要求的人知道，現在有新的人可以找。

當沒有合適的人願意接手

有時候就是沒有人可以交接。這種情況下，要好好地把專頁關閉，而不是任它漂流：

• 先關閉投稿表單，免得有新投稿進來卻沒人讀。
• 發布一則清楚的最後公告。
• 決定存檔是否保留。如果保留，就必須仍然有人可以聯絡上、應要求移除貼文——沒有管理員的存檔，等於一份別人無法要求撤下的清單。如果沒有人能承擔這件事，就取消發布整個專頁。
• 刪除被拒絕和未發布的投稿，以及你手上其他任何可識別他人身份的資料。

乾淨利落地結束的專頁，會被人好好記住。投稿表單還開著、收件箱沒人讀就被丟下的專頁，是一筆掛在你名下的負累。

常見問題

怎樣把 Facebook 專頁交接給新團隊？

按順序來：加入新的負責人並給予完整控制權，請他確認打得開「專頁權限」畫面；再加入第二位擁有完整控制權的新人；為其他新管理員加上工作權限；轉移 Instagram 帳號；重新連結第三方工具；轉移其他所有登入資料；到這時才逐一移除離任的管理員。

學生經營的專頁應該什麼時候開始交接？

在現任團隊離開之前至少一整個學期。這樣就有一個月讓新管理員閱讀待審投稿並提出處理建議，一個月讓他們負責發布、由現任管理員事後複核，最後一個月用來移交權限。

怎樣挑選下一屆管理員？

找口風緊、說得出「不」（包括對朋友）、至少還會待上一年，而且在專頁容易捲入的糾紛裡沒有個人利害關係的人。要選不止一個人，儘量來自不同年級，並請人選試著審核一批過去的投稿。

交接文件應該包含什麼？

專頁是做什麼的，以及公開和內部的規則；每一個帳號、用途和現在由誰掌管（文件裡不寫密碼）；工作怎樣分配、移除要求多快處理；專頁的歷史，包括一再出現的問題、過去的投訴和曾經許下的承諾；以及該聯絡誰。

為什麼排程和投稿工具在交接之後會失效？

它們通常是透過某一個人的 Facebook 登入來連結的，所以移除那個人的權限，連結就可能中斷。先讓一位擁有完整控制權的新管理員重新建立連結，再移除舊的那一位，並確認測試文發得出去。

如果沒有人願意接手專頁，該怎麼辦？

好好地把它關閉。先關閉投稿表單，發布一則清楚的最後公告，並決定存檔是否保留：如果保留，就必須仍然有人可以聯絡上、應要求移除貼文；如果沒有人能承擔，就取消發布整個專頁。刪除被拒絕和未發布的投稿，以及其他任何可識別他人身份的資料。

交接檢查清單

• 提早一個學期選出新管理員，而且來自不止一個年級
• 一個月跟著看，一個月在督導下發布
• 確認兩位新人擁有完整控制權之後，才移除任何人
• Instagram 的電子郵件、密碼、雙重驗證和備用碼全部更換
• 第三方工具由新管理員重新連結並測試過
• 交接文件已經寫好，包括歷史和承諾
• 已向讀者公佈這項改變
• 離任管理員已移除；已約定一位聯絡人解答後續問題